La información en una empresa o sistemas de
información son de gran utilidad ya que poseer la información correcta en el
momento correcto puede representar para la empresa tener éxito o fracasar en la
toma de decisiones de todo tipo en el entorno empresarial.
Los sistemas de información fueron creados
con la finalidad de que la empresa pueda alcanzar sus objetivos como lo son:
- La excelencia operativa
- Nuevos productos
- Servicios y modelos de negocios
- Alta confianza con clientes y proveedores
- Toma de decisiones mejorada
- Ventajas competitivas
- La supervivencia de la empresa
- Entre otras
Estos se encargan de recopilar, procesar,
almacenar y distribuir la información relevante en las áreas de la empresa, la
palabra información no se debe confundir con la de datos porque es muy común
que pensemos que son iguales pero no lo es ya que datos son un conjunto de
términos en un código convenido, esto quiere decir que por sí solos no tienen
un significado, mientras que la palabra información son señales, mensajes,
percepciones o un conjunto estructurado de datos, es decir que aportan un
significado y una utilidad a los datos.
El contar con un sistema de información tiene
dos aspectos importantes que hay que tener en cuenta:
-
El costo de la información y
- El valor que se obtiene de ella
En el primero tenemos que tomar en cuenta el
costo monetario que esto implica, recursos humanos, logísticos y tecnológicos.
En el segundo se traduce en la cantidad de
conocimientos que aporta a la empresa para ver los resultados que se obtienen
con ella.
Como último punto veremos las características
que debe cumplir la información para que esta se considere valida, como lo son:
- Relevancia para el cometido al que está destinada.
- Suficientemente exacta y completa para su propósito.
- Debe ser de una fuente confiable.
- La información se comunica y está disponible para las personas
adecuadas.
- Se debe comunicar en los momentos oportunos en los que se precise.
- Debe tener el nivel de detalle adecuado.
- Se empleara el canal de comunicación adecuado.
- Debe ser comprensible por el usuario.
